Für eine korrekte Buchhaltung ist ein gutes Programm notwendig. Am besten sollte es ein Alleskönner sein, mit dem sowohl Rechnung erstellt werden können, aber auch die Ausgaben übersichtlich dargestellt sind. Es gibt diesbezüglich eine Vielzahl von Anbietern. Lexoffice gestattet es beispielsweise, sein Angebot auf die individuellen Bedürfnisse seiner Nutzer anzupassen, ohne dabei Grundfunktionen zu verlieren.
Schon seit einigen Jahren nutze ich lexoffice selbst. Nach mehreren Anläufen bei verschiedenen Anbietern war ich immer wieder enttäuscht über fehlenden Service oder überteuerte Leistungen. Schließlich wurde ich auf lexoffice aufmerksam. Die ersten Schritte unternahm ich mit Vorbehalt, doch schon bald hat mich das Programm überzeugt. Heute ist es nicht mehr aus meinem Arbeitsalltag wegzudenken.
Unkompliziert und schnell zur perfekten Buchhaltung?
Generell muss ich gestehen, dass mir das Thema Buchhaltung zu trocken und steril ist. Somit war es immer wieder aufs Neue ein Kampf, sich am Ende eines Monats mit dem Papierkram auseinanderzusetzen. Der Spaß an meinen Einnahmen wurde mir durch das Jonglieren mit Zahlen doch ein wenig getrübt. Lexoffice hilft jedoch, dass mir alles ein deutlich leichter von der Hand geht. Doch fangen wir am Anfang an.
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Zunächst wird ein Account angelegt
Die Bedieneroberfläche des Programms ist einfach gestaltet, ohne dabei an Hochwertigkeit einzubüßen. Mit ein paar einfachen Klicks kann das Unternehmen angelegt werden. Dabei werden sowohl Nutzerdaten als auch Firmendaten übersichtlich abgefragt. Das Ganze dauert nur wenige Minuten. Ich will ehrlich sein, ich habe mir vorher ein zehnminütiges Tutorial auf Youtube angesehen. Ich befürchtete mich nicht zurechtzufinden, aber diese Sorge war gänzlich unbegründet. Heute fühle ich mich nicht nur wie ein Profi mit lexoffice selbst, vielmehr wurde ich praktisch zum Experten für Rechnungen, Mahnungen und selbst die Unterlagen für das Finanzamt erledige ich mittlerweile allein ohne große Kosten für einen Steuerberater aufbringen zu müssen. Vorbei sind schlaflose Nächte, die ich mir mit der Buchhaltung um die Ohren schlug. Seitdem ich lexoffice nutze, benötige ich für alle notwendigen Arbeiten weniger als die Hälfte der Zeit und habe so mehr Ruhe, um mich meiner Kernarbeit zu widmen.
Funktionen des Tools
Ganz im Ernst, die Fülle der angebotenen Dienstleistung hat mich zunächst fast erschlagen. Als jemand, der nur wenig Geduld für lästige Buchhaltungsfragen hat, fühlte ich mich zunächst fast ein wenig überfordert. Schnell jedoch konnte ich mich auf die wichtigsten und beliebtesten Aufgaben konzentrieren. Diese wären:
- Angebote erstellen
- Rechnungen schreiben
- Belege erfassen
- Online-Banking
- Lohnabrechnungen
- Dashboard
Mit diesen sechs Funktionen befasse ich mich ständig. Das ist sicher auch in größeren Unternehmen so. Also nehme ich diese hier einmal genauer unter die Lupe.
Angebote mit lexoffice erstellen
Die Angebotserstellung bietet eine Menge an Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung. Mir ist es wichtig, auch solchem Schriftverkehr eine persönliche Note zu geben. Mit lexoffice ist das kein Problem. Die Ansicht zeichnet sich durch Übersichtlichkeit aus. Zudem kann ich Alternativen aufzeigen, um potenziellen Kunden die Möglichkeit zu geben, ein für sie besser passendes Produkt auszuwählen. Außerdem bietet lexoffice Freitextpositionen, in denen ich näher auf meine Dienstleitungen eingehen kann. Ich liefere hier gerne eine kleine Beschreibung der Produkte oder ähnliche Erklärungen. Außerdem kann ich in einer anderen zusätzlichen Position weitere meiner Dienstleistungen oder Produkte anbieten, die dem Kunden einen Zusatzeinkauf ermöglicht oder ihn animiert, noch einmal bei mir zu kaufen. Kunden erhalten die Angebote per Mail. Das ist komfortabel, allerdings mögen es manche Unternehmer lieber, das Angebot per Post zu versenden. Das ist mit lexoffice ebenfalls kein Problem. Einfach ausdrucken und versenden, fertig.
Rechnungen schreiben und nachhalten
Irgendwie war die Erstellung von Rechnungen immer ein rotes Tuch für mich. Zu viel gilt es zu beachten, zu umständlich ist häufig die Handhabung bei anderen Buchhaltungsprogrammen. Bei lexoffice finde ich mich sehr gut zurecht. Bei alten Kunden nutze ich einen übertragenen Kundenstamm als Vorlage, das erspart mir beispielsweise die ständig erneute Eingabe einer Adresse oder Kundennummer. Der Rest, also das Lieferdatum, der Leistungsumfang und der Preis, wird einfach in eine Maske eingegeben. Dann geht es ganz schnell zur Vorschau. Ist die Eingabe korrekt, befindet sich die Rechnung bereits im DIN A4 – Format, kann sie direkt per E-Mail versendet werden. Selbst das erfordert nicht mehr als einen Klick, ein Anschreiben ist nicht nötig, das ist bereits vorgefertigt. Natürlich ist auch der Druck der Rechnungen möglich, um diese am Anschluss postalisch zu versenden. Bei neuen Kunden funktioniert das Prinzip ganz genauso, allerdings müssen die Daten vorher in einer Maske erfasst werden. Das geht aber einfach und unkompliziert.
Für mich wichtig sind im Bereich Rechnungen nicht nur das korrekte Format und das Ausweisen der Steuern, sondern auch, ob der Kunde gezahlt hat. Bevor ich lexoffice hatte, war ich oft im Monat damit beschäftigt, die Zahlungseingänge zu prüfen. Nun erinnert mich das Programm an offene Rechnungen und erstellt bei Bedarf nach Ablauf des Zahlungsziels, eine Zahlungserinnerung.
Übrigens können auch bei lexoffice mal Fehler bei der Eingabe passieren. Das ist aber kein Problem, denn jeder Ausrutscher kann behoben werden. Ganz ohne großen Aufwand. Danach läuft die Buchhaltung ganz normal und ohne alles noch einmal überprüfen zu müssen, fehlerlos weiter.
Beleg verlegt? Nicht mit lexoffice!
Es passierte früher immer wieder, dass ich Belege vom Tanken einfach verloren habe. Das Ausstellen von Ersatzbelegen ist schwierig und manchmal unmöglich. Diese Zeiten sind für mich vorbei. Lexoffice bietet nämlich eine Belegerfassung, dich ich sogar intelligent nennen möchte. Per App und Handy ist dieses Wunder möglich. Erst tanken gehen, dann ins Auto setzen, die lexoffice-App öffnen und schnell ein Foto vom Beleg machen. Sofort ordnet das Programm den Beleg ein und sogar zu. Denn die Texterkennung macht sogar die automatische Erfassung schwieriger Belege möglich. Nachdem das Foto hochgeladen wurde, muss es einfach nur noch gespeichert werden, und schon ist die Buchhaltung korrekt und komplett. Einfacher und schneller geht es nicht.
Weil Online Banking nun mal dazugehört
Heutzutage wird von fast jeder Person der Zahlungsverkehr über das Online Banking durchgeführt. Lexoffice ist ein Experte in dieser Kategorie. Denn es lässt sich mit den verschiedenen Bankkonten verbinden. Das allein ist schon ganz nett, aber was lexoffice Banking für mich zum Clou macht, ist, dass es bereits mit dem Buchen beginnt. Regelmäßige Zahlungen oder Rechnungen werden automatisch dem entsprechenden Buchungskonto zugeordnet. Ich bekomme dann eine Information seitens des Programms, kann das Ganze einmal überprüfen und übernehme im günstigsten Fall alle Buchungen mit nur einem Klick. Somit ist die Buchhaltung sauber und gut vorbereitet auf eventuelle Steuerprüfungen. Übrigens ist lexoffice auch durch die Finanzdienstleistungsaufsicht BaFin zugelassen, was nicht zuletzt an der Unterstützung der vorgeschriebenen Zwei-Faktor-Authentifizierung liegt.
Damit wir uns abschließend nicht missverstehen: Lexoffice zeigt alle vorhandenen Konten übersichtlich nebeneinander auf. Es ist nämlich möglich, mehr als nur ein Konto über das Programm zu führen. Einfach, übersichtlich und unkompliziert, so muss die Buchhaltung sein.
Löhne zahlen ohne großen Aufwand
Zugegeben, wir sind nur ein kleines Team. Dennoch habe ich die Löhne meiner Mitarbeiterinnen in der Vergangenheit von einem Steuerberatungsbüro berechnen und erstellen lassen. Ich habe mich einfach nicht an die Thematik herangetraut. Nachdem ich lexoffice hatte, wollte ich es einfach einmal selbst versuchen. Schritt für Schritt wurde ich durch die notwendigen Masken geführt und hatte dabei jederzeit das gute Gefühl einer ganz bestimmten Selbstsicherheit in mir. Zu keinem Zeitpunkt hatte ich den Eindruck, verunsichert zu sein. Am Ende war die Lohnerstellung ganz einfach. Letztlich muss ich mich nur noch um die Anweisung der Löhne kümmern und die Abrechnungen ganz einfach über lexoffice per E-Mail versenden. Denn die Meldungen an die verschiedenen Ämter und Behörden erledigt lexoffice ganz allein, und das immer fristgerecht. Allein diese Funktion im Programm spart mir im Jahr ein kleines Vermögen.
Das Dashboard als visuelles Herzstück
Während lexoffice mir jede Menge Arbeit erspart, kann ich mich entspannt meiner eigentlichen Tätigkeit widmen oder einfach einmal in Ruhe eine Tasse Kaffee trinken. Danach setze ich mich ans Dashboard von lexoffice. Hier sehe ich alle Einnahmen und Ausgaben, werde an offene und überfällige Rechnungen erinnert oder darüber informiert. So übersehe ich nichts und bin in der Lage, jederzeit gegensteuern zu können, damit ich finanziell nicht in eine Schieflage gerate. Ich sehe mir das Dashboard wöchentlich an, bei größeren Unternehmen ist es vielleicht nötig, öfter einen Blick darauf zu werfen. Letztlich kann anhand dieser Daten und Darstellungen spielend ein Geschäftsplan für das kommende Jahr erstellt werden.
Fazit zu lexoffice
Lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware, die online genutzt wird. Lästiges Downloaden entfällt dabei, was ein weiterer Pluspunkt ist. Je nach Bedarf kann aus drei verschiedenen lexoffice-Paketen gewählt werden, was sich auf den monatlichen Preis auswirkt. Erhältlich sind die Pakete:
- Rechnung & Finanzen
- Buchhaltung und Berichte
- Buchhaltung & Lohn
Das jeweilige Abo kann monatlich gekündigt werden, es gibt keine Kündigungsfristen, somit geht kein Unternehmer ein Risiko ein, wenn er lexoffice ausprobieren möchte.
Lexoffice ist eine gute Lösung für die betriebliche Buchhaltung. Selbst Anfänger können problemlos damit umgehen. Neben der großen Zeitersparnis durch automatisierte Systeme spart sich jeder Nutzer auch einige Kosten für Buchhalter und Steuerberater. Für mich ist lexoffice eine runde Sache und jederzeit eine Empfehlung wert.